Claves para la gestión del conocimiento crítico en las organizaciones

El conocimiento crítico se refiere a aquel conocimiento que es fundamental para el desarrollo estratégico de una organización. Es el conocimiento que se considera esencial para el cumplimiento de los objetivos y la entrega de valor al negocio.

Este tipo de conocimiento puede variar dependiendo del contexto de la organización, ya sea en términos de la estrategia, el momento o los objetivos. No es estático, sino que cambia y evoluciona a medida que el negocio se desarrolla.

Identificar el conocimiento crítico es clave para poder gestionarlo de manera efectiva y garantizar su preservación, desarrollo y transferencia dentro de la organización.

¿Por qué es importante saber cuál es conocimiento crítico en una organización?

Saber cuál es el conocimiento crítico en una organización es fundamental por varias razones, aquí alguna de ellas:

• Permite orientar los esfuerzos de gestión del conocimiento hacia los aspectos más relevantes y estratégicos del negocio.
• Facilita la toma de decisiones sobre qué conocimientos deben ser preservados, desarrollados o renovados.
• Contribuye al desarrollo de una ventaja competitiva sostenible, ya que el conocimiento crítico es clave para la entrega de valor al cliente.
• Ayuda a evitar la pérdida de conocimientos clave debido a la salida de empleados o cambios en la estructura organizativa.
• Permite optimizar el uso de los recursos de la organización, al enfocarse en los conocimientos que realmente son necesarios para el cumplimiento de los objetivos y la generación de resultados.

¿Cómo identificar el conocimiento crítico?

Para identificar el conocimiento crítico en una organización, es importante mantener un sentido de 'awareness' sobre aquellas temáticas o disciplinas necesarias para hacer frente a los requerimientos funcionales, operativos y estratégicos de la organización, lo cual implica estar al tanto de las necesidades estratégicas, los objetivos y el contexto del negocio.

En este sentido el nivel de criticidad de determinado conocimiento no es estático, es algo dinámico, ya que el conocimiento mantiene un “flujo” de oportunidad y pertinencia según evoluciona el negocio de la organización, por lo que valorar distintos aspectos o variables  que aporte un criterio objetivo a la hora de identificar y valorar el conocimiento crítico de una organización.

Estas variables son:

Aplicabilidad del conocimiento

Qué tan pertinente y necesario para el negocio es el conocimiento.

• ¿Se requiere de este conocimiento para la actividad actual del negocio?
• ¿Si no se dispone de este conocimiento se genera una crisis importante
• ¿Ese conocimiento será necesario en el futuro de la organización?

Complejidad del conocimiento

Qué tan difícil es desarrollar y adquirir la capacidad para aplicar el conocimiento.

• ¿Qué tanta formación se requiere para poder dominar ese conocimiento?
• ¿Qué tanta experiencia práctica (on the job) es necesaria para obtener maestría y aplicar ese conocimiento de forma efectiva en el trabajo?
• ¿Cuanta intervención de apoyo y de know-how organizativo requiere?

Escasez del conocimiento

Qué tan cubierto o disponible está ese conocimiento.

• ¿Se cuenta con pocas o muchas personas con este conocimiento?
• ¿Existen opciones disponibles en el mercado?
• ¿Se puede externalizar?
  

Singularidad del conocimiento

Qué tan propietario es el conocimiento en el contexto de la organización o de la industria.

• ¿Es un know-how propietario de la empresa?
• ¿Es algo muy vinculado a la experiencia de pocas personas?
• ¿Es algo pionero o novedoso?

Riesgo

Qué tan expuesta está la organización a la perdida de este conocimiento

• ¿Existe una fuerte competencia en el mercado por personas con este perfil de conocimiento?
• ¿Se prevé que las personas que tienen ese conocimiento se desvinculen de la organización?
• ¿Se están desarrollando nuevas tecnologías o conocimientos que harán obsoleto ese conocimiento?

Recomendaciones para la gestión del conocimiento crítico

La evaluación de cada una de estas variables anteriormente expuestas y su integración permite construir un índice e criticidad normalizado o escala (la cual podrá ajustarse según el peso específico que cada organización otorgue a cada variable) y así tener una referencia para desarrollar un plan de gestión del conocimiento que considere las siguientes acciones:

Para el caso de un índice de criticidad elevado: ACTIVAR ACCIONES DE PRESERVACION Y TRANSFERENCIA: 

Un índice elevado supone que existe una alta dependencia de ese conocimiento para desarrollar actividades claves para la organización y un alto riesgo de exposición en términos de continuidad de operaciones/negocio si se pierde este conocimiento. En estos casos es recomendable desarrollar  procesos de preservación y transferencia de conocimiento, que incluya:

• Sistematización de experiencias relevantes, recomendaciones, buenas  prácticas de las personas que cuenten con ese conocimiento (intentar de documentar al máximo posible su saber hacer), lo cual no sólo servirá para "preservar" si no también para utilizarlo como fuente de entrenamiento de asistentes virtuales basadlo e inteligencia artificial generativa. (Puedes hacer clic aquí ver mayor información sobre la preservación de conocimiento clave)
• Desarrollar un mapa de relaciones/contactos clave, protocolos/documentos de referencia, fuentes de información externa de consulta.
• Implicación en sesiones de formación/divulgación que sirvan para que especialistas sobre ese conocimiento transfieran su saber hacer a otras personas.

Para el caso de un índice de nivel medio: FORMAR A OTRAS PERSONAS / ANTICIPAR RELEVOS:

Un índice de criticidad medio significa que siendo relevante el know-how de esta persona, existen factores atenuantes que permiten planificar con mayor margen acciones para desarrollar competencias similares en otras personas. En este sentido puede ser muy útil.

• Identificar posibles sucesores o personas adicionales para reforzar los dominios de conocimiento del especialista evaluado, y desarrollar con ellos planes de formación.
• Valorar la contratación de nuevas personas con experiencia en el dominio de conocimiento identificado.
• Implicar al especialista evaluado en un programa de facilitador interno en el que pueda servir o bien de mentor de nuevas personas, o conducir de forma planificada y recurrente eventos de transferencia de conocimiento interna (sesiones, workshops, cursos internos).

Para el caso de un índice con nivel bajo: REALIZAR SEGUIMIENTO Y REPETIR EVALUACION EN UN PERIODO DE TIEMPO RAZONABLE:

Este nivel puede sugerir o bien, que los dominios de conocimiento valorados para esta persona no tienen factores demasiado elevados de complejidad o impacto, o bien no existen factores de riesgos muy urgentes. En este sentido, se recomienda:

• Dado que se ha considerado a esta persona como un especialista de interés en los dominios de conocimiento que maneja, es importante realizar un seguimiento y repetir esta evaluación en los plazos que su organización estime oportuno.
•  Al mismo tiempo, profundizar en la criticidad (ya no de la persona) si no de los dominios de conocimiento considerados, para valorar en detalle la naturaleza y características de los mismo a objeto de reconducir focos de atención.
• Explorar posibles acciones de profundización / desarrollo de las competencias de la persona (y de otros si fuese el caso) en los dominios de conocimiento valorado, y si el análisis detallado de los dominios de conocimiento así lo indica, evaluar posibilidades de renovación, sustitución, o externalización los mismos.

Beneficios de una adecuada gestión del conocimiento crítico

Una adecuada gestión del conocimiento crítico puede generar diversos beneficios para una organización:

- Mejora de la eficiencia y la productividad, al contar con los conocimientos necesarios para llevar a cabo las tareas de manera efectiva.

- Reducción del riesgo de pérdida de conocimientos clave, al implementar acciones de preservación y transferencia.

- Mejora de la calidad de los productos o servicios, al contar con el conocimiento necesario para su desarrollo y entrega.

- Optimización de la toma de decisiones, al contar con información relevante y actualizada.

- Fomento de la innovación, al tener acceso a conocimientos que pueden generar nuevas ideas y soluciones.